Come gestire più case vacanza senza agenzia (e senza impazzire)

Con proprietà multiple si intendono diverse tipologie di alloggi turistici che un singolo proprietario può gestire contemporaneamente. Tra queste rientrano:

• Locazioni turistiche: Appartamenti o case affittati a breve termine (anche detti "affitti brevi")
• Case vacanza: Abitazioni destinate all’affitto turistico per periodi variabili, che possono andare da pochi giorni a diverse settimane
• B&B (Bed & Breakfast): Strutture che offrono pernottamento e colazione.
• Affittacamere: Camere singole o multiple affittate all’interno di una struttura abitativa.

Gestire più proprietà presenta numerose sfide, tra cui la coordinazione delle operazioni quotidiane, la gestione finanziaria e la centralizzazione delle prenotazioni. Ma adottando alcuni accorgimenti e sfruttando la tecnologia è possibile affrontarle in modo efficiente. Vediamo come!

La gestione di più proprietà, magari in zone diverse della città o della provincia, richiede un'ottima organizzazione logistica che ti permetta di coordinare le operazioni quotidiane, garantire la manutenzione e rispondere tempestivamente alle richieste degli ospiti.

Per evitare disservizi che potrebbero impattare su soddisfazione degli ospiti, occupazione e ricavi, è importante riuscire a uniformare la gestione per renderla fluida ed efficiente. Ecco come riuscirci:

• Stabilisci procedure standard

Assicurati che ogni proprietà segua linee guida comuni per il check-in, check-out, pulizie e manutenzione. Questo garantisce coerenza e qualità in tutte le strutture.

• Seleziona lo staff e formalo

Non basta che i tuoi collaboratori siano “di fiducia”. Assicurati di dare loro tutta la formazione che serve per poter operare in piena autonomia nelle diverse sedi. Dovranno conoscere in modo approfondito ciascuna proprietà e le procedure da te stabilite.

• Gestisci il tempo in modo efficiente

Coordinare i tempi di check-out, pulizie e successivi check-in è cruciale, soprattutto quando le sedi sono distanti tra loro. Un’efficace gestione dei tempi riduce i periodi di inattività e massimizza l'occupazione.

A questo scopo, sarà utile scegliere un software gestionale (PMS) che includa la possibilità di sincronizzare il calendario delle prenotazioni di tutte le tue strutture con i programmi delle pulizie, inviando notifiche automatiche allo staff.

L’errore più comune di chi si trova a gestire più case vacanza o strutture ricettive extralberghiere, è impostare male la gestione finanziaria, magari utilizzando metodi diversi per ciascuna proprietà. Quando i dati finanziari sono sparsi tra diverse fonti, fogli di calcolo e sistemi non integrati, diventa difficile avere una visione globale della situazione economica complessiva, con il rischio di compiere errori e perdere ricavi.

Per evitarlo, è importante dotarsi di un sistema centralizzato che ti aiuti a tenere sotto controllo (contemporaneamente) entrate, uscite, ricavi e spese di tutte le proprietà. Ad esempio potresti selezionare un software di contabilità specifico per strutture ricettive o un software gestionale (PMS) che integri funzioni di contabilità e analisi finanziaria.

Solo tenendo sotto controllo operazioni quotidiane, spese e incassi di tutte le tue proprietà contemporaneamente avrai sempre il polso della situazione e sarai in grado di intervenire in modo tempestivo su qualsiasi criticità.

Così come per la gestione finanziaria, anche le prenotazioni dovranno essere gestite in modo centralizzato per evitare sovrapposizioni, overbooking e disservizi agli ospiti. Ecco i due requisiti fondamentali per riuscirci:

• Sito web unico con booking engine

Riunire in un unico sito web tutte le tue proprietà, includendo un booking engine fluido e intuitivo, migliorerà la tua visibilità online e faciliterà l’esperienza di prenotazione dei tuoi clienti, che potranno consultare la tua intera offerta, verificare prezzi e disponibilità e selezionare la struttura più adatta per le loro esigenze.

• Software per la gestione delle prenotazioni e dei canali di vendita

L'uso combinato di un software gestionale (PMS) e di un Channel Manager sono fondamentali per centralizzare la gestione delle prenotazioni e delle comunicazioni, evitando la dispersione di informazioni preziose e garantendo una gestione più fluida e coordinata delle tue proprietà.

Mentre il PMS ti permette di gestire le prenotazioni in modo efficiente, prevenendo il rischio di overbooking e garantendo una visione chiara del calendario, il Channel Manager ti risparmierà ore di lavoro manuale, sincronizzando le disponibilità e le tariffe su tutte le piattaforme di prenotazione online in tempo reale.

Se gestisci più case vacanza e sei tu ad occuparti della maggior parte delle attività, la tua parola d’ordine dovrebbe essere “automatizzazione”.

Solo in questo modo potrai migliorare la tua efficienza operativa, ridurre il carico di lavoro manuale e concentrarti su attività più strategiche e a valore aggiunto.

• Automatizzare i pagamenti

Automatizzare la procedura di pagamento non solo ti permetterà di snellire il lavoro eliminando la gestione dei contanti, ma ti garantirà la massima sicurezza delle transazioni e assicurerà che i pagamenti vengano effettuati prima dell'arrivo degli ospiti, eliminando il rischio di frodi e mancati incassi.

• Automatizzare check-in e check-out

Utilizzare soluzioni per il self check-in e check-out o, ancora meglio, rendere contactless entrambe le procedure, ti permetterà non solo di non dover fare continuamente avanti e indietro tra le diverse proprietà, ma anche di ridurre i tuoi costi operativi e garantire la massima flessibilità ai tuoi ospiti.

Centralizzare la gestione dei ricavi è una pratica essenziale per ottenere una visione chiara e unificata delle performance di ciascuna proprietà, così come dell’andamento complessivo della tua attività imprenditoriale.

Ma non solo: avere tutto sotto controllo in modo semplice ti consentirà anche di prendere decisioni più informate e tempestive per massimizzare il tuo fatturato.

Ecco come farlo in 3 passaggi.

Abbandonare la logica del listino fisso e implementare una strategia di Revenue management efficace è fondamentale per ottimizzare i ricavi delle tue proprietà multiple extralberghiere. Il fulcro del revenue management sono i prezzi dinamici, ovvero tariffe che variano in base alla domanda e ad altre variabili come stagionalità, concorrenza, eventi locali e tendenze di prenotazione delle tue strutture ricettive.

Raccogliere i dati è inutile se non si è in grado di leggerli. Monitorare costantemente i tuoi indicatori chiave di performance (ad esempio tasso di occupazione, RevPAR, booking window, ecc) è fondamentale per capire e ottimizzare le performance delle tue proprietà.

Ad esempio, un’attività sottovalutata da molti albergatori come l’analisi della booking window, può rivelarsi altamente strategica. Se vuoi approfondire questo argomento, ti consigliamo di leggere il nostro articolo su come usare la booking window per aumentare le prenotazioni.

Se ritieni di non avere le competenze giuste o ti manca il tempo per raccogliere i dati, analizzarli e implementare una strategia di prezzi dinamici coerente con le caratteristiche delle tue proprietà turistiche, non rinunciare!

Anche in questo caso puoi farti aiutare dalla tecnologia, valutando l’adozione di un moderno software di Revenue management (RMS), che ti supporterà automatizzando l’intera fase di raccolta e analisi dei dati e regolazione dei prezzi.

Creare un brand è molto più che scegliere il nome o il logo delle tue strutture ricettive. Significa costruire la loro identità, chiarire quali sono i loro valori e il loro stile di comunicazione.

Se gestisci più proprietà turistiche dovrai avere l’abilità di raccoglierle tutte sotto un brand unificato, che ti aiuti a distinguerti dalla concorrenza e risultare attraente per il tuo target di clientela. Ecco quali sono le caratteristiche di un brand unificato:

• Riconoscibilità e coerenza

Utilizzare colori, stile di comunicazione e temi ricorrenti per tutte le tue strutture, pur evidenziando caratteristiche e punti di forza specifici.

• Standardizzazione dell’esperienza

Garantire standard di qualità uniformi, come la pulizia, il servizio clienti e le dotazioni, significa assicurarsi che gli ospiti ricevano lo stesso livello di servizio indipendentemente dalla proprietà che scelgono.

Se stai considerando di delegare la gestione delle tue proprietà a un’agenzia immobiliare o a un property manager, ci sono alcuni aspetti importanti da tenere in considerazione:

• Costi vs Benefici

Agenzie immobiliari e property manager possono addebitare commissioni significative per la gestione delle tue proprietà, che potrebbero incidere in modo considerevole sui tuoi profitti. Tuttavia, possono anche offrire vantaggi come la riduzione del carico di lavoro e la gestione professionale delle operazioni quotidiane, che potrebbero compensare i costi.

• Controllo

Affidare la gestione a terzi significa delegare molte delle decisioni quotidiane e operative. È importante considerare se sei a tuo agio con questa perdita di controllo e se l’agenzia scelta condivide la tua visione e gli standard di qualità per le tue proprietà. Ad esempio, potresti non avere la stessa flessibilità nella personalizzazione delle offerte o nelle interazioni dirette con gli ospiti.

In questo articolo abbiamo visto quali sono le principali sfide di gestire proprietà multiple e quali sono i modi per superarle. Tuttavia, se vuoi avere il polso della situazione prima di scegliere uno o più software specifici per la gestione delle tue strutture turistiche, abbiamo preparato per te un file Excel già pronto da usare.

All’interno troverai tutte le formule già preimpostate, tu dovrai solo inserire i tuoi dati per tenere sotto controllo operazioni quotidiane, spese e incassi delle tue proprietà multiple.

Scaricalo subito!