Mindestaufenthalt: Vorteile, Nachteile und ein „Trick“ zur Optimierung

Für jede Unterkunft, ob Luxushotel, kleines B&B oder Ferienwohnung, muss sich einer anspruchsvollen Aufgabe stellen: der Analyse der Betriebskosten.

Dieser wichtige Termin steht jedes Jahr an, denn mit einer korrekten Analyse können Sie nicht nur die beste Verkaufsstrategie wählen, sondern auch Ihre Einnahmen absichern.

Wenn Sie wissen möchten, wie Sie die Kosten berechnen können, finden Sie alle Informationen und eine Excel-Vorlage zum Herunterladen in diesem Beitrag. 

Die Betriebskosten lassen sich in fixe und variable Kosten unterteilen. Fixkosten wie Mieten oder Steuern bleiben konstant, während variable Kosten wie Reinigung oder Wäsche pro Buchung anfallen.

Hier kann die Mindestaufenthaltsdauer den Unterschied ausmachen, denn sie hilft Ihnen, Ihre variablen Kosten über einen längeren Zeitraum zu verteilen und Ihre Gewinnspanne zu schützen.

Ein Beispiel: Die Reinigungskosten für eine Ferienwohnung betragen 60 €, der durchschnittliche Tagespreis (ADR) liegt bei 100 €. Bei nur einer Übernachtung machen die Reinigungskosten 60 % der Einnahmen aus. Bei einem Aufenthalt von zwei Nächten sinkt dieser Anteil auf 30 %, bei drei Nächten auf 20 %. 

Je länger der Aufenthalt, desto geringer wirkt sich der Reinigungskostenanteil auf die Einnahmen aus. Wenn Sie die Reinigungskosten in den Zimmerpreis einkalkulieren, wird dies besonders wichtig.

Stellen Sie sich vor, Sie bieten eine Übernachtung für 160 Euro an, ohne darauf hinzuweisen, dass ein Teil des Preises für die Reinigung verwendet wird. Wenn für Ihr Angebot ein Preis von 100 € pro Nacht als angemessen angesehen wird, werden Sie Ihr Zimmer kaum für 160 € verkaufen können. Wenn Sie jedoch drei Übernachtungen für insgesamt 360 € verkaufen könnten (d.h. mit einem Durchschnittspreis von 120 € pro Nacht), wäre der Preis in den Augen der Gäste viel akzeptabler.

Wo liegt das Risiko? Wenn Sie einen Durchschnittspreis von 120 € ansetzen und ein Gast sich entscheidet, nur eine Nacht zu buchen, können Sie Ihre variablen Kosten möglicherweise nicht decken.

Hier kommt der Mindestaufenthalt ins Spiel: Wenn Sie eine Mindestaufenthaltsdauer von drei Nächten festlegen, vermeiden Sie nicht nur, dass Ihre Einnahmen durch Reinigungskosten geschmälert werden, sondern Sie schaffen auch ein attraktiveres Angebot für Ihre Kunden und stellen sicher, dass Ihr Betrieb wettbewerbsfähig und nachhaltig bleibt.

Ein häufiges Problem in der Hotellerie sind Buchungslücken zwischen Reservierungen. Mindestaufenthalte können helfen, diese Lücken zu vermeiden.

Ein Beispiel: Stellen Sie sich vor, der 1. Januar fällt auf einen Donnerstag. Stellen Sie sich nun vor, dass Sie in den Nächten bis zum 31. Dezember bereits zu 100 % ausgelastet sind und dass Sie am Dreikönigstag von Freitag, dem 2. Januar, bis Dienstag, dem 6. Januar, bereits ausgebucht sind. Das bedeutet, dass die Nacht auf den 1. Januar leicht leer bleiben könnte, wodurch eine Lücke entsteht.

Warum? Weil sich kaum jemand für nur eine Nacht entscheidet, vor allem nicht nach den Silvesterfeierlichkeiten. Sofern Sie nicht außergewöhnlich niedrige Preise anbieten (was zu einem Rentabilitätsverlust führen würde), riskieren Sie, dass das Zimmer unverkauft bleibt.

Auch hier ist der Mindestaufenthalt ein unverzichtbares Instrument. Indem Sie einen Mindestaufenthalt von zwei oder mehr Nächten für die gesamte Festperiode festlegen, können Sie diese Lücken in der Verfügbarkeit vermeiden.

Das Ergebnis? Sie maximieren Ihre Auslastung, verringern das Risiko von „Lücken“ in Ihrem Kalender und sichern sich stabilere und vorhersehbarere Einnahmen, selbst in den heikelsten Zeiten.

Ein potenzielles Risiko des Mindestaufenthalts sind „verwaiste Nächte“ – Zeiträume, die zwischen zwei Buchungen frei bleiben, aber durch die Restriktion nicht mehr einzeln buchbar sind.

Um dies besser zu verstehen, nehmen wir die Nacht vom 1. Januar als Beispiel: Angenommen, Sie beschließen, einen Mindestaufenthalt für die gesamten Feiertage festzulegen, um eine Verfügbarkeitslücke zu vermeiden. Sie sind überzeugt, dass Sie die richtige Entscheidung getroffen haben: Die Einschränkung sollte Ihnen helfen, alle strategischen Termine zu besetzen und Lücken zu minimieren.

Doch dann kommt das Pech (oder besser: die unvorhersehbare Dynamik der Buchungen) ins Spiel. Sie erhalten eine Reservierung für die Nächte des 30., 31. Dezember und 1. Januar. Dann kommt eine weitere Reservierung für die Dreikönigsbrücke mit Anreise am 3. Januar und Abreise am 6. Januar.

Und die Nacht vom 2. Januar, Freitag? Sie liegt isoliert zwischen zwei Buchungen und ist wegen der Mindestaufenthaltsdauer unverkäuflich.

An diesem Punkt scheint die einzige Lösung darin zu bestehen, manuell einzugreifen und die Beschränkung der Mindestaufenthaltsdauer für dieses spezielle Datum aufzuheben. Das bedeutet, die Situation ständig zu überwachen und schnell zu reagieren, eine Aufgabe, die Zeit und Aufmerksamkeit erfordert.

Aber ist das wirklich der einzige Weg?

Nein, und im nächsten Abschnitt werden wir sehen, wie eine Software für Revenue Management und dynamische Preisgestaltung wie Smartpricing Ihnen helfen kann, die Mindestaufenthaltsdauer schnell, individuell und automatisch zu verwalten, sodass Sie sich auf andere Prioritäten konzentrieren können.

Mit Smartpricing wird die Verwaltung des Mindestaufenthalts und verwaister Nächte automatisiert. Der Algorithmus erkennt automatisch verwaiste Nächte und reduziert die Mindestaufenthaltsdauer für diese Daten, sodass sie sofort buchbar werden.

Sollte eine bestehende Buchung storniert werden, setzt Smartpricing die ursprüngliche Restriktion automatisch wieder ein. So optimieren Sie nicht nur die Verfügbarkeit in Echtzeit, sondern schützen auch Ihre Preisstrategie.

Darüber hinaus können Sie die Funktion der verwaisten Nächte weiter anpassen, indem Sie Regeln für bestimmte Zeiträume oder einzelne Wochentage festlegen: Geben Sie einfach die Anzahl der Nächte ein, auf die Sie reduzieren möchten, und die Software erledigt den Rest.

Mit Smartpricing können Sie nicht nur die verwaisten Nächte automatisch verwalten, sondern auch alle Aufenthaltsbeschränkungen über ein einziges Menü bis ins kleinste Detail festlegen: Sie können die Zeiträume und Wochentage auswählen, für die die Beschränkungen gelten sollen, sowie die Unterkunftseinrichtungen oder Zimmertypen.

Sie können die Mindestaufenthaltsdauer auf zwei Arten verwalten: statisch oder dynamisch. Sehen wir uns die Unterschiede an.

Diese Funktion dient der grundlegenden Verwaltung der Mindestaufenthaltsdauer, genau wie Sie es in Ihrem Channel Manager tun würden.

Was ist der Unterschied zur Verwaltung im Channel Manager?

Indem Sie die Mindestaufenthaltsdauer direkt in Smartpricing festlegen, können Sie alles von einer zentralen Plattform aus verwalten und müssen nicht ständig in Ihren Channel Manager wechseln. Dies vereinfacht nicht nur den Prozess, sondern reduziert auch das Fehlerrisiko und spart wertvolle Zeit.

Wie Sie in der Abbildung unten sehen können, müssen Sie für die Verwaltung der statischen Mindestaufenthaltsdauer nur den Zimmertyp (Sie können dies auch für das gesamte Objekt tun), den gewünschten Zeitraum und die Mindestzahl an Nächten, die für eine Buchung erforderlich ist, auswählen. Sie können auch die Anzahl der Nächte für jeden Wochentag einzeln festlegen.

Mit der Funktion Dynamische Regeln können Sie Mindestaufenthaltszeiten flexibel und strategisch verwalten und an unterschiedliche Buchungsfenster anpassen. Mit dieser Option können Sie den Zimmerverkauf entsprechend der Nachfrageentwicklung optimieren.

Wie funktioniert das?

Sie können Regeln erstellen, die die Mindestaufenthaltsdauer automatisch an die Zeitspanne zwischen Buchungsdatum und Ankunftsdatum anpassen. Hier ein Beispiel:

• Buchungen mehr als 30 Tage im Voraus: Sie können einen Mindestaufenthalt von 7 Nächten festlegen, um Anreize für langfristige Buchungen zu schaffen, ideal für Zeiten mit geringer Auslastung oder zur Maximierung der Einnahmen.
• Buchungen zwischen 30 und 7 Tagen vor Anreise: Für diesen Zeitraum können Sie den Mindestaufenthalt auf 3 Nächte reduzieren, um eine schnellere Belegung zu fördern, ohne die durchschnittliche Aufenthaltsdauer zu stark zu beeinflussen.
• Buchungen mit weniger als 7 Tagen Vorlaufzeit: Sie können die Mindestaufenthaltsdauer vollständig aufheben, um Last-Minute-Buchungen zu ermöglichen und die Auslastung zu maximieren.

Die Funktionen Mindestaufenthalt, Dynamische Regeln und Waisennächte können einzeln oder in Kombination verwendet werden, um maßgeschneiderte Strategien zu erstellen. Diese Flexibilität in Verbindung mit der Automatisierung ermöglicht es Ihnen, die Vorteile der Mindestaufenthaltsdauer ohne Risiko und ohne ständige manuelle Eingriffe zu nutzen und so die Auslastung und den Umsatz zu maximieren.

Smartpricing ist nicht nur die beste Lösung, um die Mindestaufenthaltsdauer problemlos zu nutzen: Sein Algorithmus analysiert ständig Ihre internen und Marktdaten, um Ihnen zu helfen, den besten Preis für Sie zu finden, und das 500 Tage im Voraus.

Gleichzeitig müssen Sie nicht mehr jede Preisänderung manuell an Ihr PMS oder Ihren Channel Manager melden: Smartpricing synchronisiert sie automatisch. Und Sie haben alle Ihre Preise auf jedem Ihrer Buchungskanäle auf dem neuesten Stand, ohne Zeitverlust und ohne Fehler.

Das Ergebnis? Mehr als 4.000 Gastgeber, die sich bereits für Smartpricing entschieden haben, konnten im Durchschnitt eine Umsatzsteigerung von +30% erzielen.  

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