Come scegliere il PMS giusto per la tua struttura ricettiva (e un quiz per capire se ne hai bisogno)

Per rispondere a questa domanda vorrei citare un dato secondo me particolarmente interessante, presentato dall’Osservatorio Travel Innovation del Politecnico di Milano all’ultimo TTG: oggi l’online è il primo canale di vendita nel mercato dell’ospitalità, con il 56% del transato totale tra strutture alberghiere ed extra alberghiere.

Di questo totale, il 38% è costituito da prenotazioni dirette, ovvero acquisti effettuati sui siti degli operatori. Nel pre pandemia, questa percentuale si fermava al 23%. Questo significa che molti albergatori hanno capito che lavorare online in modo strutturato è l’unica strada per rimanere competitivi, ma significa anche che una porzione significativa di transazioni avviene tramite OTA e intermediari e un incredibile 44% è ancora effettuato offline, attraverso canali tradizionali.

Noi lo vediamo quotidianamente: incontriamo tantissime strutture che ancora non hanno un PMS, o ne utilizzano uno di vecchia generazione. E vediamo anche cosa succede quando decidono di passare a un PMS All-in-one in cloud di ultima generazione.

Nella nostra esperienza abbiamo visto aumenti della marginalità fino al +50%.

Questo perché un PMS cloud all-in-one è un software che ti permette, solo con una connessione a internet, di gestire in modo strategico ogni aspetto della tua struttura ricettiva: dai rapporti con la Pubblica amministrazione alla contabilità, dal Booking engine per avere il controllo sulle prenotazioni, al Channel manager per gestire al meglio i portali di prenotazione, fino all’analisi e reportistica.

Questo significa non solo rendere più efficiente l’operatività quotidiana, ma avere in mano uno strumento che è pensato per la vendita. Ad esempio puoi stabilire un prezzo, utilizzarlo immediatamente sul tuo Booking engine, farci delle promozioni offline grazie alle funzionalità del preventivatore e, infine, scegliere di ricaricarlo in modo differenziato quando lo passi alle OTA.

Lavorare in modo più strutturato sui canali ti permetterà anche di migliorare l’occupazione media e influire in modo ancora più positivo sui tuoi ricavi.

Certo, perché ti permette di gestire i canali OTA in modo veramente strategico, e senza la complessità di farlo manualmente.

Ad esempio potresti decidere di dare la priorità alle piattaforme che ti offrono maggior convenienza a livello di commissioni o che ti permettono di raggiungere clienti migliori che soggiornano più a lungo.

Sempre parlando di OTA, avere un Booking engine performante sul proprio sito significa non essere costretti ad affidarsi al 100% alle OTA scegliendo quella con la maggiore diffusione: se hai la possibilità di analizzare e giostrare i vari canali di prenotazione, puoi scegliere con chi lavorare non più per necessità, ma per i tuoi interessi.

Ad esempio: se gestisci un appartamento potrebbe convenirti privilegiare un canale come Expedia, che ti paga a tariffa netta e ti porta prenotazioni più lunghe. Questo perché, per un appartamento, i costi fissi si concentrano soprattutto a inizio e fine prenotazione e, in questo modo, li si può spalmare magari su 5 notti anziché solo su 2 o 1 notte.

Sicuramente se non è in cloud e se non è gestibile in modo efficace anche da dispositivi mobili. Ma ci sono almeno altri 3 campanelli d’allarme:

Il primo è la mancanza di focus sulla vendita: ad esempio il tuo PMS è fatto per gestire quelle tre o quattro operazioni che si fanno in struttura, ma non ha funzionalità specifiche come un preventivatore, un Channel manager e un Booking engine fatto molto bene. Come visto poco fa, si tratta di strumenti indispensabili per favorire sia le vendite che la disintermediazione.

Il secondo è la carenza di automazione: ad esempio il tuo PMS manca di determinate funzionalità che sono ormai lo standard, come la gestione automatica della Pubblica Amministrazione o la gestione della messaggistica. In generale, continuare a usare un PMS che non è forte nell'automazione significa accumulare svantaggio. Questo perché dall’automazione si andrà all'Intelligenza artificiale e se non si è già impostati si rischia di fare molta più fatica.

Il terzo è la chiusura del sistema: se il tuo software gestionale non supporta le API (Application Programming Interface), non potrà dialogare con tecnologie esterne, impedendoti di integrarle e limitando fortemente le tue possibilità di miglioramento e innovazione.

In uno o più di questi casi, è altamente consigliato valutare una soluzione alternativa.

La domanda più importante e che resta uguale per tutti, indipendentemente dalla tipologia di struttura ricettiva, è “quanto vale il mio tempo?”.

Questo è l’argomento chiave: un PMS andrebbe scelto con la consapevolezza di adottare uno strumento che ti solleva da tutta una serie di attività ripetitive - come inviare messaggi di conferma di prenotazione o sincronizzare a mano i prezzi - permettendoti di spostare tutta la tua attenzione verso attività ad alto valore aggiunto, come l’accoglienza, l’analisi dei dati e la strategia.

Per rispondere a questa domanda possiamo fare degli esempi pratici.

Per i B&B e le strutture più piccole la funzionalità più utile è sicuramente quella legata alla gestione in automatico della Pubblica amministrazione, non solo per una questione di risparmio di tempo ma soprattutto per tutelarsi dal commettere errori nella gestione di dati importanti e soggetti a controlli.

Per i Property manager la priorità deve essere la semplificazione della complessità. Perché magari si gestisce un numero importante di strutture e il PMS deve offrire tutti gli strumenti necessari per farlo in modo facile e centralizzato, dall’amministrazione fino alla manutenzione e pulizia.

Per gli hotel è indispensabile che il PMS aiuti a disintermediare dalle OTA, a controllare i costi e a semplificare tutta la parte amministrativa e contabile. Ad esempio con la gestione del ciclo attivo completamente internalizzata.

La prima caratteristica da cercare in un PMS è che sia semplice, adatto anche a chi inizia con poche competenze. Ma che, al tempo stesso, abbia in sé tutte le funzionalità potenziali per accompagnare chi lo utilizza nella sua evoluzione.

È sbagliato pensare che la migliore tecnologia sia necessariamente sinonimo di difficoltà. La migliore tecnologia è quella che si adatta alle tue esigenze man mano che diventi esperto, dandoti la possibilità di aggiungere gli elementi che ti servono per strutturarti e organizzarti sempre meglio.

Fatto 100 il massimo del beneficio che puoi ottenere da un PMS all-in-one, il 50% lo puoi vedere subito e senza grandi sforzi, semplicemente rendendoti conto di quanti compiti puoi semplificare immediatamente.

Ad esempio gli automatismi che poco fa abbiamo citato come essenziali per le strutture ricettive di piccole dimensioni, li noti già in fase di implementazione del software.

Chiaramente, per vedere i benefici di lungo termine devi avere voglia di formarti, di studiare le strategie e applicare la tecnologia.

Su questo è essenziale che il fornitore sia più trasparente possibile: nessun software fa miracoli da solo e nemmeno l’Intelligenza artificiale può sostituire completamente l’essere umano. È l’essere umano che deve essere in grado di dialogare con la tecnologia, capire come funziona per poterla sfruttare al massimo della sua potenzialità.

In primo luogo, sicuramente, deve mettersi in discussione. Accettare che oggi, senza un PMS con le caratteristiche che abbiamo visto, è molto difficile costruire un’attività redditizia e duratura.

In secondo luogo, concentrarsi su quali sono le funzionalità che gli fanno guadagnare più tempo e verificare che quella tecnologia gli consenta di vendere di più e con più semplicità.

In molti casi, racconta ancora Marco Vincenzi, “il vero ostacolo che separa un albergatore dall’adottare un PMS di ultima generazione non è la tecnologia, ma la resistenza al cambiamento”.

Se anche tu ti trovi nell’incertezza di compiere questa scelta, il primo passo può essere metterti alla prova. Ecco perché Ciaobooking ha preparato un quiz veloce in 10 domande, per aiutarti a capire che tipo di gestore sei e se il giusto PMS può essere la chiave di volta per sbloccare tutto il tuo potenziale.