Minimum stay: vantaggi, svantaggi e un “trucco” per gestirlo senza sbagliare

Ogni struttura ricettiva, che sia un hotel di lusso, un piccolo B&B o un appartamento in affitto breve, deve fare i conti con un’attività delicata: lo studio dei costi operativi.

Si tratta di un appuntamento annuale importante perché svolgere un’analisi corretta permette non solo di scegliere la migliore strategia di vendita, ma anche di proteggere i propri ricavi.

I costi operativi si dividono in due grandi categorie: costi fissi e costi variabili. Se vuoi sapere come si calcolano e scaricare un Excel pronto da usare, trovi tutto nel nostro articolo sul calcolo dei costi fissi e variabili in hotel.

Mentre i costi fissi rimangono invariati a prescindere dal numero di soggiorni (pensiamo ad affitti o tasse), i costi variabili (come le spese di lavanderia e pulizia) impattano su ogni prenotazione.

Ed è proprio qui che il minimum stay può fare la differenza, aiutandoti a distribuire i costi variabili su un periodo più lungo e proteggendo la tua marginalità.

Facciamo un esempio concreto.

Supponiamo che il costo di pulizia e lavanderia per un appartamento sia di 60€, mentre l’ADR (prezzo medio giornaliero di vendita) è di 100€: se un cliente prenotasse per una sola notte, dovrebbe pagare il 60% in più solo per il costo pulizia.

Tuttavia, se lo stesso cliente soggiornasse due notti, la percentuale del costo di pulizia scenderebbe al 30%, con tre notti al 20% e così via. Di conseguenza, più lungo è il soggiorno, tanto meno il costo della pulizia impatterà sul cliente.

Questo meccanismo diventa particolarmente rilevante per le strutture che non fanno pagare a parte il costo della pulizia, ma lo includono nella prenotazione.

Riprendendo l’esempio appena fatto: immagina di proporre una notte a 160€, senza specificare che una parte della tariffa è destinata alla pulizia. Se la tua struttura è percepita come adeguata per una tariffa di 100€ a notte, avrai difficoltà a vendere a 160€. Se invece riuscissi a vendere tre notti a 360€ totali, (quindi con una tariffa media di 120€ a notte), il prezzo risulterebbe molto più accettabile agli occhi degli ospiti.

Dov’è il rischio? Se impostassi una tariffa media di 120€ e un cliente decidesse di prenotare una sola notte, potresti non riuscire a coprire i costi variabili.

È qui che entra in gioco il minimum stay: impostando una durata minima di tre notti, non solo eviti di intaccare i tuoi ricavi a causa dei costi di pulizia, ma crei anche una proposta più attraente per i clienti, garantendo che la tua struttura rimanga competitiva e sostenibile.

Un problema frequente per molte strutture ricettive è il crearsi di piccoli “buchi di disponibilità" tra una prenotazione e l'altra.

Ecco un esempio concreto: immagina che il 1° gennaio cada di giovedì. Ora immagina di avere già il 100% di occupazione sulle notti fino al 31 dicembre e di aver già venduto il ponte dell’Epifania, a partire da venerdì 2 gennaio fino a martedì 6. Questo significa che la notte del 1° gennaio potrebbe facilmente rimanere vuota, creando un buco di disponibilità.

Perché? Perché è poco probabile che qualcuno scelga di soggiornare solo quella notte, specialmente dopo i festeggiamenti di Capodanno. A meno di non proporre tariffe eccezionalmente basse (con conseguente perdita di redditività), rischi di lasciare invenduta quella camera.

Anche in questo caso il minimum stay si rivela uno strumento indispensabile. Impostando un soggiorno minimo di due o più notti su tutto il periodo delle festività, puoi evitare che si creino queste lacune nella disponibilità.

Il risultato? Massimizzi l’occupazione, riduci il rischio di “buchi” nel tuo calendario e assicuri un flusso di ricavi più stabile e prevedibile anche nei periodi più delicati.

Finora abbiamo visto come il minimum stay possa essere uno strumento efficace per massimizzare l’occupazione e ridurre i buchi di disponibilità nel calendario. Tuttavia, come ogni strategia, anche questa può avere il suo lato negativo: le notti orfane.

Una notte orfana è simile al “buco di disponibilità” e si verifica quando due prenotazioni sono vicine ma non consecutive, lasciando quindi una notte libera.

Se però hai attivato restrizioni sul soggiorno minimo, quella notte resterà “orfana”, ovvero non sarà più prenotabile in alcun modo.

Per capire meglio, riprendiamo l’esempio della notte del 1° gennaio: supponiamo che, per evitare un buco di disponibilità, tu decida di impostare un minimum stay su tutto il periodo delle festività. Sei convinto di aver fatto la scelta giusta: la restrizione dovrebbe infatti aiutarti a riempire ogni data strategica, riducendo al minimo le lacune.

Ma ecco dove la sfortuna (o meglio, le dinamiche imprevedibili delle prenotazioni) entra in gioco. Ricevi una prenotazione che copre le notti del 30, del 31 dicembre e del 1° gennaio. Successivamente, arriva un’altra prenotazione per il ponte dell’Epifania, con check-in il 3 gennaio e check-out il 6.

E la notte del 2 gennaio, venerdì? Resta isolata, bloccata tra due prenotazioni, e la restrizione del soggiorno minimo la rende invendibile.

A questo punto, l’unica soluzione sembrerebbe essere quella di intervenire manualmente, eliminando la restrizione sul soggiorno minimo per quella specifica data. Questo significa monitorare costantemente il tableau e reagire rapidamente, un’attività che richiede tempo e attenzione.

Ma è davvero l’unico modo?

No, e nel prossimo paragrafo vedremo come un software di Revenue management e prezzi dinamici come Smartpricing può aiutarti a gestire il minimum stay in modo veloce, personalizzato e automatico, consentendo a te di concentrarti su altre priorità.

Con Smartpricing, la gestione del minimum stay e, in particolare, delle notti orfane, diventa semplice e automatizzata. Non dovrai più preoccuparti di monitorare costantemente e a mano tutte le prenotazioni alla ricerca di notti isolate su cui intervenire: sarà il software a occuparsene.

Nell’esempio visto in precedenza, Smartpricing rileverà automaticamente la presenza di una notte orfana, riducendo in modo dinamico il soggiorno minimo per quella specifica data a 1 notte, rendendola immediatamente prenotabile. Questo ti consente di massimizzare l’occupazione senza dover intervenire manualmente.

E se una delle prenotazioni esistenti venisse cancellata? Nessun problema: Smartpricing ripristinerà automaticamente il soggiorno minimo originale, riportando la situazione alla configurazione iniziale. In questo modo, non solo ottimizzerai la disponibilità in tempo reale, ma proteggerai anche la tua strategia tariffaria.

Inoltre potrai personalizzare ulteriormente la funzionalità dedicata alle notti orfane impostando regole per periodi specifici o per i singoli giorni della settimana: ti basterà stabilire il numero di notti da decrementare e il software farà il resto.

Con Smartpricing avrai non solo la possibilità di gestire in maniera automatica le notti orfane, ma potrai impostare tutte le restrizioni relative al soggiorno da un’unica interfaccia e fin nei minimi dettagli: potrai scegliere i periodi e i giorni della settimana a cui applicare le restrizioni e su quali strutture ricettive o tipologie di camera.

Potrai gestire il soggiorno minimo in due modi: statica o dinamica. Vediamo quali sono le differenze!

Questa funzionalità è dedicata alla gestione basilare del soggiorno minimo, esattamente come lo faresti all’interno del tuo channel manager.

Qual è la differenza rispetto a farlo con il channel manager?

Impostando il soggiorno minimo direttamente su Smartpricing, potrai gestire tutto da un’unica piattaforma centralizzata, eliminando la necessità di passare continuamente dal tuo channel manager. Questo non solo semplifica il processo, ma riduce il rischio di errori e ti consente di risparmiare tempo prezioso.

Come vedi nello screenshot qui sotto, per gestire il soggiorno minimo statico ti basterà selezionare la tipologia di camera (ma puoi farlo anche per l’intera struttura), il periodo di tuo interesse e il numero minimo di notti richieste per la prenotazione. Inoltre, potrai personalizzare il numero di notti anche per ogni giorno della settimana.

Grazie alla funzionalità Regole Dinamiche potrai gestire in modo flessibile e strategico le restrizioni sul soggiorno minimo, adattandole alle diverse finestre di prenotazione. Questa opzione ti consente di ottimizzare la vendita delle camere in base all'andamento della domanda.

Come funziona?

Puoi creare regole che variano automaticamente il soggiorno minimo in base al tempo che intercorre tra la data di prenotazione e la data di arrivo. Ecco un esempio pratico:

• Prenotazioni con più di 30 giorni di anticipo: potresti impostare un soggiorno minimo di 7 notti per incentivare prenotazioni a lungo termine, ideali per periodi di bassa occupazione o per massimizzare i ricavi.
• Prenotazioni tra 30 e 7 giorni prima del check-in: per questo intervallo potresti ridurre il soggiorno minimo a 3 notti, favorendo un riempimento più rapido senza compromettere troppo la durata media del soggiorno.
• Prenotazioni con meno di 7 giorni di preavviso: potresti rimuovere completamente le restrizioni sul soggiorno minimo per catturare le prenotazioni last-minute e massimizzando l’occupazione.

Le funzionalità “Soggiorno minimo, “Regole dinamiche” e “Notti orfane” possono essere utilizzate singolarmente o combinate per creare strategie su misura. Questa flessibilità, unita all’automazione, ti permetterà di sfruttare il soggiorno minimo senza rischi e senza continui interventi manuali, massimizzando occupazione e ricavi.

Smartpricing non è solo la soluzione migliore per sfruttare il minimum stay senza preoccupazioni: il suo algoritmo analizza costantemente i tuoi dati interni e quelli di mercato per aiutarti a trovare il prezzo migliore per te, per 500 giorni in avanti.

Al tempo stesso, non dovrai più riportare ogni modifica di prezzo manualmente sul tuo PMS o Channel Manager: sarà Smartpricing a sincronizzarli. E tu avrai tutti i prezzi aggiornati su ogni tuo canale di prenotazione, senza perdere tempo e senza errori.

Il risultato? Gli oltre 4.000 albergatori che hanno già scelto Smartpricing hanno ottenuto, in media, un aumento di fatturato del +30%.

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