9 Tätigkeiten, die Sie von Hand erledigen und mit Verwaltungssoftware automatisieren können

Lange Zeit waren Hotelmanagementsysteme (oder Property Management Systeme, PMS) Computerprogramme, die direkt auf dem Computer des Hotels installiert und verwaltet wurden. Ihr Zweck bestand hauptsächlich darin, Rezeptionsaktivitäten wie Buchungen, Check-in, Check-out und Rechnungsstellung zu verwalten. Diese Systeme waren oft sehr teuer, benötigten sperrige Hardware und mussten manuell aktualisiert werden.

Heute haben sich moderne PMS zu Cloud-Lösungen entwickelt, d.h. sie sind online und von überall zugänglich und Software-Updates erfolgen vollautomatisch. Dies senkt die Kosten erheblich und vereinfacht die erforderliche technologische Infrastruktur.

Darüber hinaus bieten viele moderne PMS einen All-in-One-Ansatz, d. h. sie enthalten Tools, mit denen alle Hotelaktivitäten zentral verwaltet werden können (Booking Engine, Channel Manager, CRM usw.) und nutzen die API-Technologie (Application Programming Interface), um die Integration mit zahlreichen externen Softwarelösungen zu ermöglichen, sodass bei Bedarf neue Funktionen hinzugefügt werden können.

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Beitrag über die Software, die in einem Hotel nicht fehlen darf.

Viele Gastgeber zögern, den Automatisierungsgrad in ihrem Hotel zu erhöhen, da dies Investitionen, Mitarbeiterschulungen und Zeit für die Definition neuer Prozesse erfordert. Die Vorteile überwiegen jedoch bei weitem die anfänglichen Schwierigkeiten. Hier sind die wichtigsten Vorteile der Automatisierung in einem Hotel:

• Höhere Rentabilität

Laut einer aktuellen Studie von Deloitte werden die Unternehmen, die 2023 am meisten in die digitale Transformation investiert und ihre Prozesse mithilfe fortschrittlicher Technologien verbessert haben, ein um 6 % höheres Nettobetriebsergebnis (EBIT) erzielen als die Unternehmen, die dies nicht getan haben.

• Zeitersparnis

Sich wiederholende Aufgaben werden automatisch ausgeführt, wodurch die Mitarbeiter Zeit sparen. Eine kürzlich von Salesforce durchgeführte Umfrage ergab, dass Mitarbeiter, die von der Automatisierung profitieren, etwa 3,6 Stunden pro Woche oder 23 Arbeitstage pro Jahr einsparen.

• Senkung der Arbeitskosten

Laut einer Umfrage von Deloitte gaben rund 23 % der befragten Hoteliers an, dass die Automatisierung ihnen helfen wird, die Arbeitskosten zu senken, während 25 % der Meinung sind, dass die Automatisierung die Zahl der benötigten Mitarbeiter reduzieren wird.

• Verbesserung des Gästeerlebnisses

Effizientere Prozesse bedeuten weniger Wartezeiten, weniger Fehler und einen besseren Service für die Gäste: Mehr als 60 % der von Deloitte befragten Hotelmitarbeiter glauben, dass die Automatisierung das Gesamterlebnis des Aufenthalts verbessern wird.

Dank der Möglichkeit, externe Software zu integrieren, kann eine Verwaltungssoftware heutzutage eine sehr große Anzahl von Aktivitäten automatisieren, die je nach den spezifischen Bedürfnissen jedes Beherbergungsbetriebs gemischt werden können. Im Folgenden finden Sie eine Liste mit 8 grundlegenden Aufgaben, die Sie automatisieren können, wobei Sie diese in praktische und strategische Aktivitäten unterteilen können.

Die Automatisierung von Buchungen ist ein entscheidender Faktor für die Optimierung der betrieblichen Effizienz eines Hotels. Da die meisten Buchungen heutzutage online getätigt werden, können Sie durch die Integration einer Buchungsmaschine in Ihre Hotelverwaltungssoftware Ihre Buchungen rund um die Uhr verwalten.

Eine der nützlichsten Funktionen einer Hotelverwaltungssoftware ist die automatische Verwaltung der Vertriebskanäle: Das Programm registriert sofort Online-Buchungen aus allen angeschlossenen Kanälen und ändert automatisch die Verfügbarkeit.

Durch die Automatisierung des Online-Buchungsprozesses können Hotels ihr Inventar über alle Kanäle hinweg maximieren, wertvolle Zeit sparen und menschliche Fehler erheblich reduzieren. Dies verbessert nicht nur die betriebliche Effizienz, sondern auch das Gesamterlebnis für den Gast, der den gesamten Buchungsprozess ohne das Risiko unangenehmer Zwischenfälle durchlaufen kann.

Die Automatisierung der Kommunikation mit den Gästen ist für die Verbesserung der Effizienz und des Kundenerlebnisses unerlässlich. Mit einem automatisierten Managementsystem können Sie automatisch E-Mails und vordefinierte Nachrichten versenden, die auf bestimmten Ereignissen basieren, z. B. Buchungsbestätigung, Check-in-Erinnerung, Buchungsänderungen oder -stornierungen und Dankesnachrichten nach dem Aufenthalt.

Durch die Integration dieser Funktion in Ihre Verwaltungssoftware können Sie personalisierte Nachrichten für jeden Moment des Aufenthalts erstellen und sicherstellen, dass jeder Gast die richtige Nachricht zur richtigen Zeit erhält. Bei richtiger Gestaltung sind automatisierte Nachrichten ein hervorragender Anreiz für positive Bewertungen und Kundenbindung.

Laut einer Studie des Cornell's Center for Hospitality Research hängt die Toleranz der Gäste für lange Wartezeiten beim Check-in an der Rezeption von ihrer Herkunft ab: Während italienische, französische, deutsche und spanische Gäste eine Toleranz von 15 Minuten haben, sind Gäste aus den USA und Kanada nicht bereit, länger als 5-7 Minuten zu warten, bevor sie unzufrieden sind.

Die Pandemie, die viele dazu gebracht hat, die Bequemlichkeit von Online- und/oder kontaktlosem Check-in zu entdecken, hat definitiv den Weg geebnet. Heute ist es unerlässlich, die Möglichkeit eines automatisierten Check-ins anzubieten, wenn man nicht nur die betriebliche Effizienz maximieren, sondern auch die Zufriedenheit der Gäste steigern möchte.

Mit einem automatisierten Managementsystem können Sie die Reinigungsschichten auf der Grundlage der Buchungen und Abreisen der Gäste planen und so die Effizienz und das Personalmanagement verbessern.

Durch die Verbindung mit mobilen Geräten kann das Reinigungspersonal in Echtzeit auf seine Schichten zugreifen und den Status der Zimmer aktualisieren, sobald diese gereinigt wurden.

Digitale Reinigungsberichte, die mit der Rezeption verbunden sind, verfolgen Buchungen und Belegungsraten: Dies vereinfacht die Planung und ermöglicht es den Mitarbeitern an der Rezeption, jederzeit zu wissen, welche Zimmer belegt sind, welche gereinigt werden müssen und welche für die Gäste bereit sind.

Eine der nützlichsten Funktionen moderner Hotelverwaltungssoftware, insbesondere für kleine und mittlere Beherbergungsbetriebe, ist die Automatisierung der Kommunikation mit der öffentlichen Verwaltung.

Dies spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern vermeidet auch Fehler bei der Verwaltung wichtiger und kontrollierbarer Daten. Dank der Automatisierung können Sie Kundenkarten direkt senden, ohne sie manuell eingeben zu müssen, die Kurtaxe automatisch berechnen, um Genauigkeit und Konformität zu gewährleisten, und die Meldungen über die Anwesenheit gemäß den Vorschriften Ihrer Region verwalten.

Ein All-in-One-PMS revolutioniert die Art und Weise, wie Sie Ihre Vertriebsstrategie erstellen und verwalten, da es von einem grundlegenden Element ausgeht: der Datenanalyse. Dank übersichtlicher und detaillierter Berichte können Sie alle Kosten leicht überwachen, herausfinden, welche Vertriebskanäle für Sie am günstigsten sind und wo Sie Ihre Bemühungen am besten konzentrieren sollten.

Beispielsweise können Sie einen Preis festlegen, diesen sofort in Ihrer Buchungsmaschine verwenden, um Direktbuchungen zu fördern, und die Funktionen des Angebotsgenerators nutzen, um personalisierte Angebote zu erstellen, die offline angeboten werden können. Anschließend haben Sie die Möglichkeit, denselben Preis in den OTA-Kanälen zu veröffentlichen, jedoch mit einem differenzierten Aufschlag, um die Provisionen auszugleichen.

Die Automatisierung des Revenue Managements ist die technologische Innovation, die es Ihnen ermöglicht, in kurzer Zeit signifikante wirtschaftliche Ergebnisse zu erzielen.

Die Implementierung einer Revenue Management-Software der neuesten Generation ermöglicht es Ihnen, die komplexesten dynamischen Revenue Management-Strategien anzuwenden, ohne dass Sie über spezielle Kenntnisse verfügen müssen. Durch die Verbindung mit Ihrer Verwaltungssoftware und dem Channel Manager kann die Software automatisch alle internen Daten Ihrer Anlage analysieren und sie ständig mit den Markttrends in Ihrer Region und den Auswirkungen von Veranstaltungen und Feiertagen vergleichen.

Die so berechneten dynamischen Preise werden dann automatisch mit der Verwaltungssoftware und dem Channel Manager synchronisiert und in Ihren Vertriebskanälen veröffentlicht, wodurch das Risiko manueller Fehler ausgeschlossen und der Arbeitsaufwand erheblich reduziert wird.

Eine exzellente integrierte Buchungsmaschine ist eine notwendige Voraussetzung für die Strukturierung einer Disintermediationsstrategie gegenüber OTAs. Heute werden 56 % des Umsatzes im Gastgewerbe online erzielt, und es ist von entscheidender Bedeutung, den Gästen die Möglichkeit zu bieten, direkt auf der eigenen Website zu buchen, um den Anteil der Direktbuchungen zu erhöhen und die Abhängigkeit von OTAs zu verringern.

In der Tat ist es möglich, Provisionen zu verkaufen und personalisierte und vorteilhafte Tarife im Vergleich zu den von den OTAs veröffentlichten Tarifen anzubieten.

Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, den Verkauf von Zusatzleistungen direkt in den Buchungsprozess zu integrieren. Das Angebot von Upgrades, Frühstück, Parkplätzen oder speziellen Pauschalangeboten in dieser Phase trägt dazu bei, das Interesse der Gäste zu wecken, eine effizientere Verwaltung zu ermöglichen und den Umsatz zu maximieren. Es kann auch das Risiko von Stornierungen oder Nichterscheinen verringern, da sich die Gäste bereits vor ihrer Ankunft besser eingebunden fühlen.

Die Automatisierung von Buchhaltung und Reporting ist unerlässlich, um alle Nachteile manueller Arbeit zu vermeiden: Verzögerungen, menschliche Fehler und hohe Kosten. Darüber hinaus ermöglicht die traditionelle Buchhaltung nicht die Anzeige von Daten in Echtzeit, was heutzutage in einem so schnelllebigen Sektor wie dem Gastgewerbe unerlässlich ist.

Je nach den Merkmalen Ihrer Unterkunft können Sie sich für eine Software entscheiden, die Ihnen nur die Grundfunktionen bietet, oder für eine leistungsfähigere Software, die auch komplexere Aufgaben bewältigen kann. In jedem Fall profitieren Sie sofort von der Implementierung: Sie sparen Zeit, vereinfachen die Datenerfassung, erhalten sofortige Berichte, haben einen klareren Überblick über die Finanzen Ihres Hotels und können somit fundiertere und zeitgerechtere Entscheidungen treffen.

Wie wir gerade gesehen haben, ist der beste Weg, eine starke Online-Präsenz zu gewährleisten, die Abhängigkeit von OTAs zu reduzieren und eine Vertriebsstrategie zu strukturieren, die alle Kanäle berücksichtigt, die optimale Nutzung der Funktionen Ihrer Verwaltungssoftware. Aber ist Ihr PMS wirklich in der Lage, diese Herausforderungen zu meistern?

Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir eine praktische Checkliste mit 25 Fragen erstellt, die Ihnen dabei helfen, zu beurteilen, ob Ihre Verwaltungssoftware noch auf dem neuesten Stand ist oder ob es an der Zeit ist, sie zu aktualisieren oder zu ersetzen.